Translate site

Digitalt system underlättar schemahantering

Liksom många andra välfärdsverksamheter står kommunens äldrevård inför stora utmaningar i framtiden. De flesta är överens om att lösningen inte enbart handlar om mer resurser, utan också om ändrade arbetssätt och om nya sätt att möta invånarnas behov.

Sedan november har en arbetsgrupp inom hemtjänsten i Frövi, äldreboendet Solliden samt tre arbetsgrupper inom personlig assistans, varit testpiloter i Time Care planering och pool - ett digitalt tidplaneringsverktyg som tar hänsyn till såväl verksamheten/de enskildas behov, som personalens schemaförslag och önskemål.

– En av de riktigt trixiga frågorna inom bl.a. hemtjänsten är utmaningen att se till att vi har personal som möter behoven som den enskilde har med dusch, leverans av mat, utdelning av medicin och även möjligheten att hinna med att prata en stund. Med det här systemet har enhetscheferna större möjligheter att se till att det finns rätt antal medarbetare på plats vi rätt tillfälle, säger Frida Persson som är projektledare inom vård och omsorg på Socialförvaltningen.

För timavlönade medarbetare innebär verktyget att de kan logga in sig på webben - via sin smarta telefon och berätta att de är tillgängliga för arbete. Som timavlönad blir man även direktbokad. Det innebär att när man lagt sig tillgänglig i Time Care Pool, får man en bekräftelse på sms så snart man blivit uppbokad på ett pass.
– Vi slipper lägga manuell tid på att ringa in folk. Att som vikarie bli väckt och inkallad på pass när man tänkt sig en sovmorgon, är något som systemet definitivt hjälper oss att undvika. Det varnar också om det blivit krock någonstans eller om vi inte täckt upp ordentligt, berättar Frida.

Så småningom är det tänkt att medarbetarna även ska ha möjlighet att påverka sina egna scheman.
– Grunden är ju att vi är här för att möta de enskildas behov. Men att våra medarbetare trivs och har en bra arbetsmiljö är lika viktigt. Systemet hjälper oss att anpassa schemat till verksamheten på ett effektivare sätt - ser till att vi är på jobbet när vi behövs som mest. Förhoppningsvis frigörs då tid i andra änden som bidrar till en bra balans mellan arbete och fritid.
– Eftersom systemet hjälper oss att få en bättre överblick, underlättar det även när vi behöver samplanera våra resurser mellan olika avdelningar och enheter, säger Frida.

Uppdaterad: 2017-12-27 

Sidansvarig: Lena Åström

Lindesbergs kommun tecknade avtal med Time Care AB våren 2017. Det digitala planeringssystemet används av mer än hälften av Sveriges kommuner och landsting.

Systemet är integrerat med kommunens HR och lönesystem
för att underlätta administrationen och minska på den manuella hanteringen av schemaläggning och vakanshantering.

Mer information: Frida Persson, projektledare tfn 070-5671068

frida.persson@lindesberg.se